江西省村级档案管理实施办法

日期:2019-02-25 字号:[]

   江西省村级档案管理实施办法

   第一条 为进一步加强和规范村级档案管理,更好地为我省实施乡村振兴战略服务,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国村民委员会组织法》《中华人民共和国农业法》《村级档案管理办法》(国家档案局 民政部 农业部令第12号)等法律法规,结合我省实际,制定本实施办法。

  第二条 本办法所称村级档案是指村党组织、村民委员会、村集体经济组织等(以下简称村级组织)在基层组织建设、乡村治理、生产经营、公共服务以及生态保护与建设等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等各种形式和载体的历史记录。

  第三条 村级档案工作是实施乡村振兴战略,建设美丽乡村,推进基层治理,维护农民切身利益的一项重要基础性工作。村级组织应将档案工作作为村级工作的重要事项,健全相应的工作制度,明确领导、健全机制、保障经费,确保档案的真实、完整、规范和安全。

  第四条 村级档案工作实行统一领导、集中管理、安全方便的原则。村级档案工作主要包括村级组织对村级档案进行的收集、整理、保管、鉴定、利用等工作。

  第五条 村级档案工作在业务上接受乡镇人民政府、县级档案行政管理部门、民政部门、农业部门等相关部门的监督和指导。

  第六条 村级组织应当指定专人负责档案的收集、管理和提供利用,村级档案管理人员应具备良好的政治素质,遵纪守法,忠于职守,并经过档案专业知识培训。

  第七条 村级组织应设立专用档案柜集中存放档案,有条件的,可设立档案库房。档案库房应满足防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防虫、防鼠等要求。

  第八条 不具备档案安全保管条件的,应将档案交由乡镇档案机构代管,村级组织可以保存档案目录等检索工具以便于利用。村级财务由乡镇统一核算的,其会计档案由乡镇档案机构统一保管,村级组织可根据需要保存一套复制件。

  第九条 村级组织应将记录和反映村级组织工作的、具有保存价值的各种门类和载体的文件材料收集归档,任何组织和个人不得据为己有或擅自销毁。

  第十条 归档的文件材料应字迹工整、数据准确、图样清晰、签章手续完备,字迹记录材料、纸张载体和装订材料等符合档案长期保存要求,音像文件材料应配有相应的文字说明。

  第十一条 村级档案一般包括文书类、基建项目类、设施设备类、音像类、会计类、实物类等档案。其保管期限分为永久和定期,定期分为30年和10年。以上各类档案的具体归档范围和保管期限划分参照《江西省村级文件材料归档范围和档案保管期限表》(附件)执行。各地可结合本地实际,制定本地区村级文件材料归档范围和档案保管期限表。

  第十二条 各类文件材料的归档时间为:

  (一)文书类应于次年6月底前归档。

  (二)基建项目类应于项目竣工验收后或结算完成后3个月内归档。

  (三)设施设备类应在开箱验收或接收后及时归档,设施设备使用维修记录应在其使用维修后及时归档。

  (四)音像类应由拍摄者在拍摄后1个月内连同文字说明等一并归档。

  (五)电子、实物类应在办理完毕或活动结束后及时归档。

  (六)会计类应在会计年度终了后次年3月底前归档。

  第十三条 村级各门类档案整理方法如下:

  (一)文书类应按照《文书档案案卷格式》(GB/T 9705-2008)或《江西省归档文件整理规范》(DB36/T 3802016)要求,按年度、问题结合保管期限进行整理。

  (二)基建项目类应按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008)和《建设项目档案管理规范》(DA/T 282018)要求,按单个项目进行整理。

  (三)设施设备类应按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》要求,按设施设备台套进行整理。

   (四)数码格式的照片、录音和录像应刻录到光盘或复制到移动硬盘进行保存,数码照片按《数码照片归档与管理规范》DA/T 50-2014)要求进行整理,重要的数码照片应冲洗成纸质照片进行保存,按《照片档案管理规范》GB/T 11821-2002)要求进行整理录音、录像应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、主要内容等。

   (五)会计类应按照《会计档案管理办法》(财政部 国家档案局令第79号)和《会计档案案卷格式》(DA/T 39-2008)要求进行整理。

   (六)电子文件应当按照《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894-2016)收集归档并管理。

   (七)实物类应以件为单位进行整理,按时间顺序跨年度大流水编号整理。

  第十四条 各类档案质量基本要求:

  (一)文件材料装订整齐,无金属物。

  (二)题名简明确切,能揭示文件内容。

  (三)目录填写清楚、准确。

  (四)文件排列有序,凡有文字、印章等信息的页面均编有页号。

  (五)年度归档文件整理说明或卷内备考表填写真实、清楚。

  (六)保管期限划分准确。

  第十五条 村级组织换届选举后10日内,应当履行档案交接手续。必要时可在选举前将档案暂存乡镇政府。村以及村民小组在设立、撤销、范围调整时,应将档案妥善移交。

档案管理人员离任时应进行档案移交,履行交接手续,防止档案散失。

  第十六条 销毁已达到保管期限的档案,村级组织应成立档案鉴定工作小组及时进行鉴定。

  鉴定工作小组由村级档案管理人员和形成档案的村级组织的人员(或者村民代表)组成,鉴定后应当形成档案鉴定报告。对仍需继续保存的档案,应当重新划定保管期限;对确无保存价值的档案,应当逐卷逐件清点核对并编制档案销毁清册,报乡镇审批,由两人以上监销。禁止擅自销毁档案。村级档案销毁清册应当永久保存。

    第十七条 村级组织应积极推进档案信息化建设,配备必要的设施设备和档案管理软件,建立档案目录数据库和全文数据库,逐步实现村级档案信息资源共享。

  第十八条 村级组织应开展档案查阅利用工作,为本村各类组织及其成员、村民提供服务。查阅档案要遵守利用规定、履行查阅手续,不得有涂改、损毁、调换、抽取档案等行为。

    第十九条 村级档案管理人员应围绕村中心工作或查阅者利用需求,加强档案信息资源开发工作,积极开展档案编研工作,如编写村史、村志、大事记等。

    第二十条 对在村级档案工作中作出突出贡献的组织和人员,由各级人民政府、档案行政管理部门及相关单位予以表彰和奖励。

   第二十一条 村各类组织和村民发现档案损毁、丢失以及涂改、伪造、出售等违法行为时,有责任上报当地政府和档案行政管理部门予以依法查处。

    第二十二条 本办法由江西省档案局、江西省民政厅、江西省农业厅负责解释,自201911日起施行。2000920日江西省档案局印发的《江西省行政村档案管理暂行办法》同时废止。